Ziik sätter förbättrad kommunikation och ökat engagemang på McDonalds meny

Om företaget

I Skandinavien ägs rättigheterna att driva McDonald’s varumärke och franchise av Food Folk, en McDonalds utvecklingslicenstagare med nationella huvudkontor i Oslo, Köpenhamn, Helsingfors och Stockholm. Food Folk äger och driver ett antal McDonalds restauranger själva och ger sparring och stöd till franchisetagarna som driver sina egna restauranger på varje marknad. Efter att ha identifierat ett växande behov av en förbättrad intern kommunikationsplattform valdes Food Folk Finland att köra en pilotimplementering av Ziik i september 2020.

Den inledande pilotfasen omfattade elva Food Folk Finland-ägda McDonald's-restauranger och cirka 500 anställda. Efter en framgångsrik pilotfas har nu alla Food Folk Finlands McDonald’s restauranger och anställda anslutit sig till Ziik – och resten av Skandinavien kommer att följa efter. Vi pratade med tre anställda om deras erfarenheter av Ziik så här långt: Jesse Lindsberg, Nordic People and Development Consultant, Linda Virtanen, Restaurangchef, och Iiro Juntunen, Crew Trainer.

Utmaningar innan Ziik

Top-down kommunikation på gammeldags sätt

En av de stora utmaningar Food Folk Nordic hade tidigare var att distribuera viktig information till hela företaget. "Alla kommunikationssätt vi hade var verkligen gammaldags och uppifrån och ner", förklarar Jesse Lindsberg.

”Vårt huvudkontor skulle skicka ett e-postmeddelande till våra restaurangchefer, som sedan var tvungna att få informationen till sina anställda. Det innebar att antingen skicka fler e-postmeddelanden eller skriva ut informationen och sätta den på en anslagstavla. Det fanns inget sätt att veta om alla hade sett det."

Iiro Juntunen håller med:

”Att få ut information till alla var lite av ett problem tidigare. Det var ganska många kollegor som inte fick den information de borde.”

Arbetsliv och privatliv ska inte blandas

Detta ledde oundvikligen till att restauranger tog saken i egna händer. Många skapade grupper på sociala medier som Facebook och WhatsApp för att dela information, vilket suddar ut gränserna mellan arbete och privatliv. Restaurangchef Linda Virtanen förklarar: ”När vi använde Facebook eller WhatsApp var vi tvungna att använda våra privata konton för att gå med i grupperna. Jag tycker att Ziik är ett mycket mer professionellt sätt att kommunicera. Och det är skönt att när jag öppnar min Facebook nu – så dyker det inte upp några jobbsaker!”

Krav för en ny lösning

Framtidssäkrat och hög säkerhet

Ziik hade snabbt övertygat Food Folk Nordic om att det som kommunikationsverktyg var rätt plattform för sina McDonalds-restauranger. Men innan pilotprojektet kördes behövde också aspekterna av IT och IT-säkerhet tas upp. ”Det var väldigt viktigt att den tekniska lösningen av plattformen också var på rätt nivå ur IT-synpunkt. För ett företag av vår storlek och exponering är det viktigt att bara introducera lösningar för vår personal som är säkra och framtidssäkra, säger Jesse Lindsberg.

"Ziik är en ung produkt, så den behövde granskas av vår IT-avdelning för att säkerställa att den var på rätt nivå." Efter att ha klarat varje test var Ziik redo att implementeras.

Resultat

Förbättrad kommunikation

Efter en implementerings- och anpassningsperiod, där även restaurangfranchisetagare bjöds in för att dela sina åsikter, rullades Ziik äntligen ut till 4500 anställda – och mottagandet har varit mycket positivt.

"Responsen på Ziik har varit positiv eftersom plattformen verkligen gör det möjligt att dela information på ett enklare och mer tekniskt avancerat sätt", säger Jesse. Iiro Juntunen håller med:

"Jag kollar Ziik varje dag, så jag inte missar något viktigt."

"Och om jag identifierar några utbildningsbehov i restaurangen, till exempel angående driften eller baserat på kundfeedback, kan jag enkelt göra ett inlägg om det för alla att se om hur vi vill att vår restaurang ska fungera." Linda Virtanen tillägger: "Allt vi behöver för att kommunicera, sätter vi på Ziik."

Ökat engagemang

I samband med lanseringen av Ziik startade Food Folk Nordic två nya initiativ för att öka engagemanget i sina McDonald’s-restauranger.

"Ziik har verkligen inspirerat gemenskapskänslan bland oss", säger Jesse Lindsberg. "Vi har introducerat en funktion som vi kallar Friendbook, där anställda kan presentera sig själva för sina kollegor med sina egna ord."

Kundnöjdhet som intern tävling

Det andra initiativet som har fått medarbetarnas uppmärksamhet är det veckovisa inlägget med positiv kundfeedback. – Jag tror att mitt team definitivt är mer engagerat nu, eftersom de ser helheten, säger restaurangchef Linda Virtanen. "De väntar på att se kundfeedbacken – det är spännande att se om vi nämns. Det är som en tävling, och det får alla att anstränga sig hårdare för att vinna!”

Jesse Lindsberg tillägger: "Vi publicerar kundfeedback så att våra anställda kan se att deras prestationer är viktiga. Det är ett bra, positivt budskap, och vi kunde inte ha delat det så lätt tidigare."

Lätt att använda för både chefer och anställda

Iiro Juntunens uppskattning av Ziik är understödd av Linda Virtanen: ”Som restaurangchef är den feedback jag får från mitt team att Ziik är lätt att använda, har underlättat deras arbete och har gjort det lättare för dem att komma i kontakt med ledningen . Det är så jag har upplevt Ziik också."

Jesse Lindsberg lägger till: "Jag skulle säga att Ziik är ett viktigt verktyg för att leda dagens arbetskraft. Och som en franchiseorganisation är det viktigt att vi kan erbjuda franchisetagare en nyckelfärdig intern kommunikationsplattform för deras restauranger.

"Jag skulle definitivt rekommendera Ziik till andra franchiseorganisationer – så länge de inte konkurrerar med oss!”

Information väcker engagemang

För Crew Trainer Iiro Juntunen har det också blivit lättare att jobba på McDonald's efter introduktionen av Ziik: "Om du har problem vet du alltid var du ska leta efter svar och det är lätt att komma i kontakt med chefer. Det är också bra att vi får all information vi får nu. Jag brukar hinna med de viktiga uppdateringarna på min egen tid. Det betyder att jag är mer förberedd när jag kommer till jobbet, och det får mig att känna mig mer professionell.”