Subway använder Ziik för att nå sin organisation på två klick

Om företaget

Subway Sverige är en del av en global kedja av smörgåsrestauranger. Subway Sverige är en franchiseverksamhet och har cirka 170 restauranger som drivs av franchisetagare. Subway Sverige är indelat i fyra regioner, var och en med en regional operatör. Alla fyra regionerna använder Ziik för snabb kommunikation och informationsdelning.

Utmaningar innan Ziik

”En av de främsta anledningarna till att vi letade efter ett system som Ziik var att vi ville kunna nå alla våra franchisetagare och sandwichartister med viktiga nyheter på en gång. Vi skickade ut e-postmeddelanden till franchisetagare som sedan var tvungna att skicka informationen, men ett av problemen med SMS eller e-post var att du inte fick läskvitton. Du vet inte om franchisetagarna har fått dem, du vet inte om de har läst dem eller laddat ner bilagorna. Och i vår bransch har du ibland information som du verkligen behöver veta har mottagits av alla, som uppdateringar om livsmedelssäkerhet eller COVID-19-situationen.”

Krav för en ny lösning

En bra mobil lösning var ett bestämt krav för den nya kommunikations- och informationsdelningsplattformen. De flesta av våra franchisetagare och alla våra sandwichartister förlitar sig på att deras smartphones håller dem uppdaterade, de spenderar ingen tid vid en dator under sin skift.

Ett annat krav var att det måste vara lätt att lära sig att använda systemet. Både för slutanvändarna och för de som ansvarar för att sätta ihop det. Vi ville att de regionala operatörerna och franchisetagarna skulle kunna sätta upp systemet utan att behöva stor IT-installation eller att behöva anställa konsulter för att hjälpa oss.

Vi ville också skapa ett forum för människor att kunna prata med varandra. Och en plats som vi alltid skulle kunna hänvisa till om människor behövde information.

Resultat

Mycket lätt att använda

Det bästa med Ziik är att den ser ut och fungerar som några av de populära sociala media plattformarna. Det betyder att alla redan vet hur man använder Ziik när dem laddar ner appen första gången. Jag har aldrig träffat någon som inte kunde använda den. Det enda problemet vi har är att folk glömmer sina lösenord. Människor har inte varit ovilliga att använda det alls. Tidigare använde människor olika sociala medier för att skapa gruppchattar. Nu används bara Ziik.

Ett mobilt intranät

De flesta av de anställda som arbetar på Subway-restauranger är cirka 20-21 år gamla, så de är väldigt appkunniga. Det är lätt för dem att komma igång med Ziik-appen. De förväntar sig faktiskt att dessa typer av moderna kommunikationssystem är tillgängliga när de går till jobbet någonstans. Jag föredrar dock att använda datorversionen själv. Jag pratar med många människor under en dag genom chattfunktionen på Ziik. Och det är bara lättare för mig att använda ett tangentbord för att skriva så mycket. Skulle dock inte bli förvånade om en av våra sandwichsartister var snabbare på sin mobil än vad jag är på min dator!

Plug and Play

Franchisetagare förväntar sig att ett franchise-system som vårt har ett väl fungerande kommunikationssystem som inte ska ta tid. Det är kärnan i franchising - du betalar för ett koncept där allt är på plats, du behöver bara driva det. Ziik fungerar så. Jag har visat det för några av mina operatörskollegor från Subway i andra länder, och de är också mycket imponerade.

Allt du behöver veta på ett ställe

En franchise-verksamhet som vår körs på manualer eller Operation Routines, som vi kallar dem. Vi har alla lagrade under Handböcker i Ziik, tillsammans med alla de senaste reglerna. Vi håller allt lagrat i Ziik - åtminstone ett par gigabyte värt av information. Alla manualer du behöver för att driva en franchise eller arbeta på skift i en restaurang hittar du här.

Lätt att sätta ihop

Jag satte ihop systemet i min region. Alla regionala operatörer från Subway Sweden deltog i ett instruktionsmöte med Ziik i Danmark, sedan åkte vi hem och satte ihop systemen själva för våra regioner. Mötet tog bara några timmar, det var inte som en lång seminarium som tog hela dagen. Det är väldigt enkelt att sätta samma Ziik. Hierarkin går nedåt, så vi har ställt in den så att franchisetagarna kan skapa sina egna grupper och rutiner för sina franchisetagare. Vi har en global grupp där du kan hitta alla som arbetar med och för Subway i Sverige.