Ziik håller hjulen rullande för Ren Cykel

Om företaget

Ren Cykel är en dansk kedja av cykelverkstäder som grundades 2015. Förutom tre drop-in-verkstäder och butiker över hela Köpenhamn har företaget fyra mobila verkstäder. De erbjuder även en hämtningstjänst, hämtar cyklar hemma och lämnar cyklar dem av dagen efter, helt fixade och servade. Upphämtningstjänsten är särskilt populär bland Köpenhamns många lastcykel-ägande familjer. De mobila verkstäderna är skräddarsydda skåpbilar, specialbyggda för att ha en fullt fungerande cykelverkstad där bak.

De har snabbt blivit ett populärt inslag i kontorshus i och runt Köpenhamn, där företag bokar dem för att erbjuda cykelreparationer på kontorstid som en praktisk fördel för sina anställda. Vi pratade med Ren Cykels ägare, Nikolaj Riis, om utmaningarna med att leda ett företag på distans – och hur Ziik har gjort livet mycket lättare för honom, hans tre partners, och 20 anställda.

Utmaningar innan Ziik

"Vi försökte använda Skype ett tag, men vi behövde något mer effektivt. Vi behövde något sätt att säkerställa om folk hade sett viktig information som inbjudningar till personalmöten eller förändringar av våra priser. I grund och botten, när vi växte större, behövde vi en plattform där vi kunde samla alla på ett ställe. Vi fortsatte att pröva nya lösningar, nya plattformar, samtidigt som vi använde textmeddelanden. Det blev helt enkelt för mycket av en röra. Vi spenderade alldeles för mycket tid på felaktig kommunikation. Och det blev ett problem våra anställda tog upp: Vi behöver ett bättre sätt att kommunicera."

‍

Krav för en ny lösning

"Kort och gott, behövde vi ett intranät. Vi hade haft ett där jag jobbade tidigare som vi kunde använda för att introducera nya kollegor och dela viktiga företagsnyheter. Så vi behövde något sådant. Det var viktigt att det hade en funktion där medarbetarna kunde bekräfta att de hade läst vissa meddelanden, och eftersom mycket av den dagliga driften av företaget sker skriftligt, måste det vara enkelt att kommunicera åt båda hållen. Slutligen måste det vara mobil- och appbaserat, med tanke på karaktären av vårt arbete – många av våra anställda arbetar i mobila enheter, och det finns inte plats för datorer, eller tid att sitta framför dem, i en cykelverkstad!"

Resultat

Lätt val, lätt start

"Jag hittade faktiskt Ziik genom att googla på "mobilt intranät", och det stod snabbt klart att den här plattformen kunde göra allt vi behövde, och till ett rimligt pris också. Vi lanserade den nya plattformen i början av januari 2022 och gav alla en vecka på sig att få den installerad och komma igång. Jag hade skapat ett event som alla var tvungna att anmäla sig till för att visa att de var redo. När alla hade det stängde vi vårt Skype-konto och sedan dess har allt varit på Ziik."

"Det visade sig snabbt att Ziik kunde göra allt det vi behövde."

Bra mottagande

"Alla har varit väldigt positiva till att börja använda Ziik. Det har gjort det så mycket enklare att kommunicera och våra anställda tycker att det är smart och lätt att använda. Naturligtvis är de alla mellan 21 och 40 år, så de är väldigt vana vid att använda appar och sociala medier. Men det är väldigt intuitivt och lättillgängligt."

Fokus på jobbet

"För oss är Ziik ett arbetsredskap"

"Vi använder inte Ziik som ett socialt verktyg eller för skojs skull. För oss är det ett arbetsverktyg, och vi vill hålla det så. Om vårt fokus börjar glida från jobbet till det roliga blir det svårare att separera vad som är arbete och vad som inte är det. Vi vill hålla det seriöst, så att du vet att om du får ett meddelande från Ziik så är det viktigt. Det är lättare och mindre stressigt på det sättet."

Vad mer kan det göra?

"Som administratör tycker jag också att Ziik är ganska lätt att använda. När jag tänker på det, skulle jag vilja gå på en utbildning för att ta reda på vad det mer gör, eftersom jag vet att Ziik erbjuder mycket mer än vad vi använder det för."

Sparar tid dagligen

Som manager sparar Ziik mig mycket tid. Att bara låta människor acceptera eller tacka nej till evenemangsinbjudningar på ett ställe sparar mig besväret med att hålla reda på deltagare i ett separat dokument. Och att ha information om saker som arbetskläder sökbar i appen sparar mig den tid det tar att svara på återkommande frågor om och om igen.