Ziik inspirerar R-kioski i Finland att ompröva sin interna kommunikation

Om företaget

R-kioski-kedjan kan spåra sina rötter tillbaka till 1910, då de första järnvägsbokhandlarna öppnade på stationer längs Finlands järnvägar. Idag har kedjan runt 440 butiker, men antalet är inte statiskt. R-kioski öppnar och stänger regelbundet butiker för att spegla förändringar i kundernas behov och demografi.

R-kioski ägs av Reitan AS, som även äger de danska och norska kedjorna av 7-Eleven butiker. Företagen har ingen centraliserad eller delad IT-avdelning utan uppmuntras att dela med sig av idéer och erfarenheter. Så när R-kioski bestämde sig för att det var dags att leta efter en ny intranätlösning tog de en titt på hur Ziik användes av danska 7-Eleven – och gillade vad de såg. Efter en implementerings- och pilotperiod med R-kioskis supportkontor rullades lösningen ut över de tusen sjöarnas land.

I den här artikeln delar R-kioskis CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos, franchisetagaren Jukka Vuollo och butiksmedarbetaren Sanni Pettinen sina erfarenheter av att arbeta med det sociala intranätet från Ziik.

Utmaningar innan Ziik

Gammaldags internkommunikations-system

En av de stora utmaningar som R-kioski hade ställts inför var ett gammaldags internt kommunikationssystem. Eller snarare två. Till en början hade R-kioski byggt sitt eget Wordpress-intranet. Och även om de kunde dela handböcker, manualer och andra viktiga dokument här, tillät det bara envägskommunikation. R-kioski ville göra det möjligt för sina anställda att ställa frågor och ge feedback. Detta ledde till ett tvåårigt engagemang med Facebook Workplace. Men några stora problem fick dem att börja leta igen. Maria Sjöroos förklarar: ”Många av våra kollegor fanns fortfarande inte på Facebook, så det var ett problem. Och vi var fortfarande tvungna att ha alla handböcker på det gamla WordPress intranätet. Vi fick mycket kritik från franchisetagare som var missnöjda med att arbeta i två olika system.”

Jukka Vuollo, som var en av franchisetagarna, håller med: "En av de bästa sakerna med det nya systemet är att du inte behöver öppna olika databaser som vi brukade göra tidigare."

Kostnadseffektivitet föll avgörandet

Maria Sjöroos: ”När vi insåg att det aldrig fanns någon form av utveckling för Workplace att bli både en social plattform och ett intranät där vi kunde dela handböcker började vi fundera på att leta efter en ny lösning”. Hon tillägger: “Och sedan bestämde sig Workplace för att ändra sina licenskostnader: Om vi ville att våra anställda skulle kunna komma åt plattformen på både våra POS-datorer och sina mobiltelefoner, gick priset upp en hel del. Så i slutändan blev det också en kostnadseffektivitetsfråga att hitta en ny lösning. Beslutet var inte så svårt att fatta: vi fick något bekvämare till ett lägre pris.”

Krav för nya lösningar

Åtkomst från olika plattformar

Att dela och uppdatera handböcker, manualer och andra viktiga dokument var ett nyckelkrav, liksom att ha sociala funktioner som chatt och grupper i samma miljö. Samtidigt var det viktigt att plattformen kunde nås från både Windows-system och mobiltelefoner.

”Våra POS-datorer är Windows-baserade. Detta gör att vi kan ha alla typer av gränssnitt där också. Och om du är en säljare som behöver kontrollera något, kanske du föredrar att kolla det på din POS-maskin istället för att behöva titta på din telefon medan du hjälper en kund. Så vi behövde den funktionen också, förklarar Maria Sjöroos.

Lätt att använda

Efter en implementerings- och testperiod, där Ziik rullades ut i R-kioskis Supportkontor med 100 anställda först, och sedan till utvalda butiker, öppnades plattformen upp för alla anställda i början av 2021. Medarbetarna blev direkt aktiva på plattformen, och tyckte att det är väldigt lätt att använda. Butiksmedarbetaren Sanni Pettinen förklarar: "Det är väldigt lätt att använda, eftersom användarupplevelsen verkligen liknar andra sociala medieplattformar, så det var lätt att lära sig hur man använder det."

Franchisetagaren Jukka Vuollo tycker också att Ziik är lätt att använda: "För det mesta hittar du precis det du letar efter där."

Lättare att få hjälp

Sanni Pettinen lyfter också fram hur Ziik har gjort det lättare för henne och hennes kollegor att få hjälp när de behöver det: ”När jag är i butiken använder jag Ziik från POS-maskinen, och jag går i princip bara till framsidan för att hitta det jag behöver. Om det uppstår några frågor eller problem i butiken använder jag en grupp speciellt framtagen för att ställa frågor och där jag snabbt kan få svar.” Sanni och hennes kollegor använder också Ziik för att byta skift: "Jag använder ibland chattfunktionen för att hitta vikarier om en kollega har blivit sjuk."

Ökat engagemang

Med butiksanställda Sanni Pettinens ord: "Jag känner att gemenskapskänslan har ökat". Sanni lyfter också fram att det är roligt att följa alla kommentarer till inlägg. CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos kan också känna det ökade engagemanget i antalet frågor hon får om företagshandböckerna. "Enligt avtal måste vi hålla företagets handböcker uppdaterade, och franchisetagarna måste hålla sig uppdaterade med vad som finns i dem. De täcker viktiga ämnen som butikskoncept, säkerhet, hälsa och så vidare. Sedan Ziik lanserades har det blivit mycket mer intresse för dem, och fler frågor och diskussioner om dem.”  

En push för att se över interna kommunikationspolicyer

En överraskande konsekvens av att få Ziik till hela företaget har varit att mängden meddelanden som publiceras ibland är överväldigande. Som Jukka säger: "Mina anställda säger att det ibland är utmanande att använda Ziik på grund av antalet meddelanden och inte så mycket på grund av själva användargränssnittet." Sanni håller med: "Ibland verkar information gå förlorad eftersom det är så många inlägg varje dag." Lyckligtvis vet Maria Sjöroos anledningen: ”När vi lanserade importerade vi helt enkelt alla samma grupper och företagsstrukturer från det gamla intranätet till Ziik. Detta har visat sig ge alldeles för många meddelanden, eftersom människor gör inlägg i flera grupper samtidigt. Vi håller på att se över våra interna kommunikationsprocesser på grund av detta. Man kan säga att lanseringen av Ziik också har varit som att hålla en spegel till vår egen organisation. Det har fått oss att hitta saker att förbättra och optimera. Det ser vi tydligt nu.”

Samarbete med Ziik

CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos ser samarbetet med Ziik som en stor vinst. ”Jag tycker att vårt samarbete, och deras kundservicenivå, har varit väldigt bra från början av projektet. Vi har många diskussioner om deras plattform, och jag tror att de ibland har blivit förvånade över hur vi vill använda den. Men de lyssnar på oss, och vi har en bra dialog. Vi har många önskemål, och om de inte har en lösning på det direkt, lägger de till det i sin pipeline, och det blir gjort så småningom. Naturligtvis löses akuta frågor direkt.”