Ziik zet verbeterde communicatie en verhoogde betrokkenheid op het menu bij McDonald's

Over het bedrijf

In Scandinavië zijn de rechten op de exploitatie van het McDonald's merk en franchise in handen van Food Folk, een McDonald's Development Licensee met nationale hoofdkantoren in Oslo, Kopenhagen, Helsinki en Stockholm. Food Folk bezit en exploiteert zelf een aantal McDonald's restaurants en biedt coaching en ondersteuning aan de franchisenemers die hun eigen restaurants exploiteren in elke markt. Omdat er een toenemende behoefte was aan een verbeterd intern communicatieplatform, werd Food Folk Finland gekozen voor een proefimplementatie van Ziik in september 2020.

De eerste pilotfase omvatte elf McDonald's-restaurants van Food Folk Finland met ongeveer 500 werknemers. Na een succesvolle pilotfase hebben alle McDonald's restaurants en werknemers van Food Folk Finland zich nu aangesloten bij Ziik - en de rest van Scandinavië zal volgen. We spraken met drie medewerkers over hun ervaringen met Ziik tot nu toe: Jesse Lindsberg, Nordic People and Development Consultant, Linda Virtanen, Restaurant Manager, en Iiro Juntunen, Crew Trainer.

Uitdagingen vóór Ziik

Top-down communicatie op de ouderwetse manier

Een van de grootste problemen die Food Folk Nordic voorheen had, was het verspreiden van belangrijke informatie binnen het bedrijf. "Eigenlijk waren alle manieren van communiceren die we hadden ouderwets en top-down", legt Jesse Lindsberg uit.

"Ons hoofdkantoor stuurde een e-mail naar onze restaurantmanagers, die vervolgens de informatie naar hun personeel moesten sturen. Dit betekende ofwel meer e-mails versturen of de informatie afdrukken en op een prikbord hangen. Er was geen manier om te weten of iedereen het gezien had."

Iiro Juntunen is het daarmee eens:

"Voorheen was het een beetje een probleem om iedereen te informeren. Er waren heel wat collega's die niet de informatie kregen die ze zouden moeten krijgen."

Werk en privé moeten niet door elkaar lopen

Het was onvermijdelijk dat restaurants het heft in eigen handen namen. Velen maakten groepen aan op sociale media zoals Facebook en WhatsApp om informatie te delen, waardoor de grenzen tussen werk en privé vervaagden. Restaurantmanager Linda Virtanen legt uit: "Toen we Facebook of WhatsApp gebruikten, moesten we onze privéaccounts gebruiken om lid te worden van de groepen. Ik vind Ziik een veel professionelere manier om te communiceren. En het is fijn dat als ik nu mijn Facebook open er geen werk dingen verschijnen!"

Vereisten voor de nieuwe oplossing

Toekomstbestendig en zeer veilig

Ziik had Food Folk Nordic er al snel van overtuigd dat het als communicatiemiddel het juiste platform was voor de McDonald's restaurants. Maar voordat de pilot werd uitgevoerd, moesten ook de IT en IT-beveiligingsaspecten worden bekeken. "Het was erg belangrijk dat de technische kant van het platform ook vanuit IT-oogpunt op het juiste niveau was. Voor een bedrijf van onze omvang en zichtbaarheid is het belangrijk om alleen oplossingen die veilig en toekomstbestendig zijn bij onze medewerkers te introduceren", zegt Jesse Lindsberg.

"Ziik is een jong product, dus het moest nauwkeurig onderzocht worden door onze IT-afdeling om er zeker van te zijn dat het op het juiste niveau zat." Na elke test te hebben doorstaan was Ziik klaar om te worden ingezet.

Resultaten

Verbeterde communicatie

Na een implementatie- en maatwerkperiode, waarin ook franchisenemers van restaurants werden uitgenodigd om hun mening te geven, werd Ziik uiteindelijk uitgerold naar 4500 werknemers - en de ontvangst was zeer positief.

"De reacties op Ziik zijn positief omdat het platform het echt mogelijk maakt om informatie te delen op een eenvoudigere en meer technologisch geavanceerde manier", zegt Jesse. Iiro Juntunen is het daarmee eens:

"Ik kijk elke dag op Ziik, zodat ik niets belangrijks mis."

"En als ik bepaalde trainingsbehoeften vaststel in het restaurant, zoals met betrekking tot de bediening of op basis van feedback van klanten, kan ik er gemakkelijk een bericht over maken zodat iedereen kan zien hoe we ons restaurant willen runnen." Linda Virtanen voegt toe: "Alles wat we willen communiceren zetten we op Ziik."

Grotere betrokkenheid

In samenhang met de lancering van Ziik startte Food Folk Nordic twee nieuwe initiatieven om de betrokkenheid in de McDonald's restaurants te vergroten.

"Ziik heeft het gemeenschapsgevoel onder ons echt verbeterd," zegt Jesse Lindsberg. "We hebben een functie geïntroduceerd die we Friendbook noemen, waar werknemers zichzelf in hun eigen woorden kunnen voorstellen aan hun collega's."

Klanttevredenheid als interne wedstrijd

Het andere initiatief dat de aandacht van de werknemers heeft getrokken, zijn de wekelijks berichten met positieve feedback van klanten. "Ik denk dat mijn personeel nu meer betrokken is, omdat ze de big picture zien," zegt restaurantmanager Linda Virtanen. "Ze wachten op de feedback van klanten - het is spannend om te zien of we worden genoemd. Het is net een wedstrijd, en het zorgt ervoor dat iedereen harder zijn best doet om te winnen!"

Jesse Lindsberg voegt toe: "We publiceren de feedback van klanten zodat onze medewerkers kunnen zien dat hun prestaties ertoe doen. Het is een goede, positieve boodschap en die hebben we niet eerder zo gemakkelijk kunnen delen."

Gebruiksgemak voor zowel managers als personeel

Iiro Juntunen's waardering voor Ziik wordt gesteund door Linda Virtanen: "Als restaurantmanager krijg ik van mijn personeel te horen dat Ziik makkelijk te gebruiken is, dat het hun werk makkelijker heeft gemaakt en dat het gemakkelijker is geworden om contact op te nemen met het management. Zo heb ik Ziik ook ervaren."

Jesse Lindsberg voegt het laatste woord toe: "Ik zou zeggen dat Ziik een belangrijk instrument is om leiding te geven aan de hedendaagse werknemers. En als franchiseorganisatie is het belangrijk dat we franchisenemers een kant-en-klaar intern communicatieplatform voor hun restaurants kunnen bieden.

"Ik zou Ziik zeker aanbevelen aan andere franchiseorganisaties – zolang ze maar niet met ons concurreren!"

Informatie stimuleert betrokkenheid

Voor Crew Trainer Iiro Juntunen is het werken bij McDonald's ook makkelijker geworden na de introductie van Ziik: "Als je problemen hebt, weet je altijd waar je terecht kunt voor antwoorden en het is gemakkelijk om contact op te nemen met managers. Het is ook goed dat we alle informatie krijgen die we nu krijgen. Ik lees de belangrijke updates meestal in mijn eigen tijd. Dat betekent dat ik beter voorbereid naar mijn werk kom en dat geeft me een professioneler gevoel."