Ziik houdt Ren Cykel draaiend

Over het bedrijf

Ren Cykel is een Deense keten van fietsreparatiewerkplaatsen die in 2015 werd opgericht. Naast drie werkplaatsen en winkels in Kopenhagen heeft het bedrijf ook vier mobiele werkplaatsen. Daarnaast hebben ze een ophaalservice, waarbij fietsen thuis worden opgehaald en de dag erna weer worden afgeleverd, volledig gerepareerd en onderhouden. De ophaalservice is vooral populair bij de vele families in Kopenhagen die een bakfiets bezitten. De mobiele werkplaatsen zijn aangepaste bestelwagens, speciaal gebouwd met een volledig functionele fietswerkplaats achterin.

Ze zijn snel een populair geworden bij kantoorgebouwen in en rond Kopenhagen, waar bedrijven ze boeken om fietsreparaties aan te bieden als praktische meerwaarde voor hun werknemers. We spraken met de eigenaar van Ren Cykel, Nikolaj Riis, over de uitdagingen van het leiden van een bedrijf op afstand - en hoe Ziik het leven van hem en zijn drie partners en 20 werknemers een stuk makkelijker heeft gemaakt.

Uitdagingen vóór Ziik

"We hebben een tijdje Skype geprobeerd, maar we hadden iets nodig dat doeltreffender was. We wilden bevestiging hebben dat mensen belangrijke informatie hadden gezien, zoals uitnodigingen voor personeelsvergaderingen of wijzigingen in onze prijzen. Toen we groter werden, hadden we een platform nodig waar we iedereen op één plek konden samenbrengen. We gebruikten telkens nieuwe oplossingen en platforms, terwijl we ook tekstberichten gebruikten. Het werd een grote puinhoop. We hebben veel te veel tijd besteed aan gebrekkige communicatie. En het werd een onderwerp dat onze werknemers ter sprake brachten: We hebben een betere manier nodig om te communiceren."

‍

Vereisten voor de nieuwe oplossing

"Eigenlijk hadden we een intranet nodig. Mijn vorige werkgever had er één die we gebruikten om nieuwe collega's voor te stellen en belangrijk bedrijfsnieuws te delen. Zoiets hadden we dus nodig. Het was belangrijk dat het een functie had waarmee werknemers konden bevestigen dat ze bepaalde berichten hadden gelezen, en omdat veel van de dagelijkse werkzaamheden van het bedrijf schriftelijk worden gedaan, moest het gemakkelijk zijn om in beide richtingen te communiceren. Tot slot moest het, gezien de aard van ons werk, op de basis zijn van mobiel en app - veel van onze werknemers werken op locatie en in een fietsenwerkplaats er is geen ruimte voor computers, of tijd om erachter te zitten!"

Resultaten

Makkelijke keuze, makkelijke start

Ik kwam bij Ziik terecht door te googelen op 'mobiel intranet', en het was al snel duidelijk dat dit platform alles kon wat we nodig hadden, en ook nog eens tegen een redelijke prijs. We hebben het nieuwe platform begin januari 2022 aangekondigd en iedereen een week de tijd gegeven om het te installeren en aan de slag te gaan. Ik had een evenement opgezet waar iedereen zich voor moest inschrijven om te laten zien dat ze het hadden afgerond. Toen iedereen dat had gedaan, sloten we onze Skype-account en vanaf dat moment is alles op Ziik.

"Het was al snel duidelijk dat Ziik alles kon doen wat we nodig hadden."

Geweldige ontvangst

"Iedereen is erg positief over het in gebruik nemen van Ziik. Het heeft de communicatie zoveel makkelijker gemaakt en onze medewerkers vinden het slim en gebruiksvriendelijk. Nu moet ik erbij zeggen dat ze allemaal tussen de 21 en 40 jaar oud zijn, dus ze zijn gewend aan het gebruik van apps en sociale media. Maar het is heel intuïtief en gemakkelijk toegankelijk."

All work, no play

"Voor ons is Ziik een werkinstrument"

"We gebruiken Ziik niet echt voor sociaal contact of voor de lol. Voor ons is het een werkinstrument en dat willen we zo houden. Als onze focus begint te verschuiven van werk naar plezier, wordt het moeilijker om te onderscheiden wat werk is en wat niet. We willen het serieus houden, zodat je weet dat als je een melding van Ziik krijgt, dat het belangrijk is. Dat is makkelijker en minder stressvol."

Wat doet het nog meer?

"Als beheerder vind ik Ziik ook heel gemakkelijk in gebruik. Nu ik erover nadenk, zou ik graag een training willen volgen om erachter te komen wat het nog meer kan, want ik weet dat Ziik veel meer te bieden heeft dan waar we het voor gebruiken."

Dagelijkse tijdsbesparing

Als manager bespaart Ziik me veel tijd. Door mensen simpelweg de mogelijkheid te geven om op één plek uitnodigingen voor evenementen te accepteren of af te wijzen, bespaar ik me het gedoe van het bijhouden van deelnemers in een apart document. En het feit dat informatie over zaken zoals werkkleding kan worden opgezocht in de app bespaart me tijd die nodig is om steeds terugkerende vragen te beantwoorden.