Ziik inspirerer R-kioski i Finland til at genoverveje deres interne kommunikation

Om virksomheden

R-kioski-kæden sporer sine rødder tilbage til 1910, hvor de første jernbaneboghandlere åbnede på stationer langs Finlands jernbaner. I dag tæller kæden omkring 440 butikker, men antallet er ikke statisk. R-kioski åbner og lukker regelmæssigt butikker for at afspejle ændringer i kundernes behov og demografi.

R-kioski er ejet af Reitan AS, som også ejer de danske og norske kæder af 7-Eleven nærbutikker. Virksomhederne har ikke en centraliseret eller fælles it-afdeling, men opfordres til at dele ideer og erfaringer. Så da R-kioski besluttede, at det var tid til at lede efter en ny intranetløsning, tog de et kig på den danske 7-Eleven-brandede version af Ziik – og kunne lide, hvad de så. Efter en implementerings- og pilotperiode med R-kioski supportkontoret blev løsningen rullet ud over de tusind søers land.

I denne artikel deler R-kioskis CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos, franchisetager Jukka Vuollo og butiksmedarbejder Sanni Pettinen deres erfaringer med at arbejde med det sociale intranet fra Ziik.

Udfordringer før Ziik

Gammeldags internt kommunikationssystem

Et af de store problemer, R-kioski havde stået over for, var et gammeldags internt kommunikationssystem. Eller rettere to. I første omgang havde R-kioski bygget deres eget Wordpress-intranet. Og selvom de kunne dele håndbøger, manualer og andre vigtige dokumenter her, tillod det kun envejskommunikation. R-kioski ønskede at gøre det muligt for deres medarbejdere at stille spørgsmål og give feedback. Dette førte til et toårigt engagement med Facebook Workplace. Men nogle store problemer fik dem til at begynde at lede igen. Maria Sjöroos forklarer: “Mange af vores butikschefer og sælgere var stadig ikke på Facebook, så det var et problem. Og vi skulle stadig have alle håndbøgerne på det gamle WordPress intranet. Vi modtog en masse kritik fra franchisetagere, som var utilfredse med at arbejde i to forskellige systemer."

Jukka Vuollo, som var en af ​​franchisetagerne, er enig: "En af de bedste ting ved det nye system er, at du ikke behøver at åbne forskellige databaser, som vi plejede før."

Omkostningseffektivitet - den sidste dråbe

Maria Sjöroos: "Da vi på det tidspunkt indså, at der ikke var nogen udvikling for Workplace til at blive både en social platform og et intranet, hvor vi kunne føre håndbøger, begyndte vi at tænke på at lede efter en ny løsning". Hun tilføjer: “Og så besluttede Workplace at ændre deres licensomkostninger: Hvis vi ønskede, at vores medarbejdere skulle have adgang til platformen på både vores POS-computere og deres mobiltelefoner, steg prisen en del. Så i sidste ende blev det også et omkostningseffektivitetsspørgsmål at finde en ny løsning. Beslutningen var ikke så svær at tage: Vi fik noget mere bekvemt til en mindre pris."

Krav til en ny løsning

Adgang på tværs af forskellige platforme

Deling og opdatering af håndbøger, manualer og andre vigtige dokumenter var et nøglekrav, såvel som at have sociale funktioner som chat og grupper i samme miljø. Samtidig var det vigtigt, at platformen kunne tilgås på både Windows-systemer og mobiltelefoner.

“Vores POS-computere er Windows-baserede. Dette giver os også mulighed for at have alle slags grænseflader der. Og hvis du er en sælger, der har brug for at tjekke noget, foretrækker du måske at tjekke det på din POS-terminal i stedet for at skulle se på din telefon, mens du hjælper en kunde. Så den funktion havde vi også brug for,” forklarer Maria Sjöroos.

Let at anvende

Efter en implementerings- og testperiode, hvor Ziik blev rullet ud i R-kioskis Supportkontor med først 100 ansatte, og derefter til udvalgte butikker, blev platformen åbnet op for alle medarbejdere i starten af ​​2021. Medarbejderne blev straks grebet af platformen, og finder den meget nem at anvende. Butiksmedarbejder Sanni Pettinen forklarer: "Det er meget nemt at anvende, fordi brugeroplevelsen virkelig ligner andre sociale medieplatforme, så det var nemt at lære at bruge det."

Franchisetager Jukka Vuollo synes også, at Ziik er let at bruge: "For det meste finder du præcis det, du leder efter der."

Lettere at få hjælp

Sanni Pettinen fremhæver også, hvordan Ziik har gjort det nemmere for hende og hendes kolleger at få hjælp, når de har brug for det: ”Når jeg er i butikken, bruger jeg Ziik fra POS-terminalen, og jeg surfer stort set bare på forsiden for at finde hvad jeg har brug for. Hvis der opstår spørgsmål eller problemer i butikken, bruger jeg en gruppe specielt lavet til at stille spørgsmål, og hvor jeg hurtigt kan få svar.” Sanni og hendes kolleger bruger også Ziik til at bytte vagter: "Jeg bruger nogle gange chatfunktionen til at finde vikarer, hvis en kollega er blevet syg."

Øget engagement

Med butiksmedarbejder Sanni Pettinens ord: "Jeg føler, at fællesskabsånden er steget". Sanni fremhæver også, at det er sjovt at følge alle kommentarer til opslag. Mere seriøst kan CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos mærke det øgede engagement i antallet af spørgsmål, hun får om virksomhedens håndbøger. »Vi skal ifølge kontrakt holde firmahåndbøgerne opdaterede, og franchisetagerne skal holde sig opdateret med, hvad der står i dem. De dækker vigtige emner som butikskoncepter, sikkerhed, sundhed og så videre. Siden lanceringen af ​​Ziik er der meget mere interesse for dem, og flere spørgsmål og diskussioner om dem."  

Et skub for at revidere interne kommunikationspolitikker

En overraskende konsekvens af at bringe Ziik til hele virksomheden har været, at mængden af ​​beskeder, der bliver sendt, nogle gange er overvældende. Som Jukka siger: "Mine medarbejdere siger, at det nogle gange er udfordrende at bruge Ziik på grund af antallet af beskeder og ikke så meget på grund af selve brugergrænsefladen." Sanni er enig: "Nogle gange ser det ud til, at information går tabt, fordi der er så mange indlæg hver dag." Heldigvis kender Maria Sjöroos årsagen: ”Da vi lancerede, importerede vi simpelthen alle de samme grupper og virksomhedsstrukturer fra det gamle intranet til Ziik. Dette har vist sig at give alt for mange beskeder, da folk poster på tværs af flere grupper på én gang. Derfor er vi i gang med at revidere vores interne kommunikationsprocesser. Man kan sige, at lanceringen af ​​Ziik også har været som at holde et spejl til vores egen organisation og finde ting at forbedre og optimere. Det ser vi tydeligt nu.”

Samarbejde med Ziik 

CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos betragter samarbejdet med Ziik som en stor gevinst. ”Jeg synes, vores samarbejde og deres kundeserviceniveau har været rigtig godt fra starten af ​​projektet. Vi har mange diskussioner om deres platform, og jeg tror nogle gange, at de er blevet overrasket over, hvordan vi vil bruge den. Men de lytter til os, og vi har en god dialog. Vi har mange ønsker, og hvis de ikke har en løsning på det med det samme, tilføjer de det til deres pipeline, og det bliver gjort til sidst. Naturligvis bliver akutte problemer ordnet med det samme."