Subway bruger Ziik til at få budskabet ud

Om virksomheden

Subway Sverige er en del af en global kæde af sandwichrestauranter. Subway Sverige er et franchisesystem med omkring 170 restauranter, der bliver drevet af franchisetagere. Franchisesystemet er opdelt i fire regioner, hver med en regional operatør i spidsen. Alle fire regioner bruger Ziik til at kommunikere og dele information med medarbejderne.

Udfordringer før Ziik

"En af grundene til at vi var på markedet efter et system som Ziik, var at vi ønskede at være i stand til at kontakte alle vores franchisetagere og ‘sandwich artists’ på én gang med vigtige beskeder. Vi plejede at skulle sende en e-mail til hver franchisetager, der så skulle give informationen videre. Men en af udfordringerne ved at sende SMSer eller e-mails er, at du ikke får nogen bekræftelse på, at de er blevet læst. Vi vidste ikke, om franchisetageren havde modtaget beskeden, om den var blevet læst eller om vedhæftningerne var blevet downloadet. Og i vores branche har vi af og til information, vi skal sende ud, hvor det er virkelig vigtigt, at du ved, at alle har modtaget den. Det kan være oplysninger om fødevaresikkerhed eller COVID-19 situationen."

Krav til en ny løsning

Det var et absolut krav, at den nye platform til kommunikation og informationsdeling også skulle have en stærk løsning til mobiltelefoner. De fleste af vores franchisetagere og alle vores ‘sandwich artists’ bruger deres smartphones til at holde sig opdaterede, og de bruger ikke tid på at sidde bag et skrivebord, når de er på vagt.

Et andet krav var, at det skulle være nemt at lære at bruge systemet. Både for slutbrugerne og for dem, der fik ansvaret for at sætte det op. Vi ønskede et system, som de regionale operatører og franchisetagere selv kunne sætte op uden en stor IT afdeling eller eksterne konsulenter i ryggen til at hjælpe os.

Vi ønskede også at skabe et rum, hvor folk kunne tale med hinanden, og et sted, vi altid kunne henvise til, når folk har brug for information.

Resultater

Meget nemt at bruge

Noget af det smarte ved Ziik er, at det både ligner og fungerer lidt ligesom de populære sociale medie platforme. Det betyder at alle i store træk allerede ved, hvordan det virker, første gang de logger på. Jeg har endnu ikke mødt nogen, der ikke kunne bruge det. De eneste problemer vi har, er glemte passwords. Folk har ikke haft nogen som helst betænkeligheder ved at begynde at bruge det. Tværtimod. Før brugte de deres egne sociale medier til at lave grupper. Nu kan de bruge Ziik i stedet for.

Meget mobil

Det meste af personalet på Subway restauranterne er omkring 20-21 år gamle. Så de er meget vant til at bruge apps, og det er nemt for dem at komme i gang med Ziik app’en. Faktisk forventer de nok at få stillet sådan en kommunikationsplatform til rådighed, når de begynder at arbejde et sted. Jeg foretrækker dog selv desktop udgaven. Jeg er i kontakt med en masse mennesker i løbet af en dag gennem Ziik’s chatfunktion. Og der er det bare nemmere for mig at bruge et keyboard til at skrive så meget. Selvom en af vores ‘sandwich artists’ sikkert uden problemer kan taste hurtigere end mig på sin mobil.

Plug and Play

Vores franchisetagere forventer at en organisation som vores har en kommunikationsplatform, der bare fungerer med det samme og er intuitiv at bruge. Det er jo essensen af franchise idéen - at du betaler for retten til at bruge et koncept, hvor alt er på plads og fungerer, så du bare skal koncentrere dig om at drifte det. Og sådan fungerer Ziik. Jeg har vist det til nogle af de andre operatører i andre lande, og de er også meget imponerede.

Alt du behøver at vide samlet på et sted

En franchiseorganisation som vores kører på manualer, eller Operation Routines, som vi kalder dem. Vi har lagt dem alle sammen under Håndbøger i Ziik – der er i hvert fald et par gigabyte information. Der kan du finde alle de manualer, du har brug for, til at drive en franchise eller passe en vagt.

Nemt at sætte op

Jeg har selv sat platformen op til min region. Alle de regionale operatører fra Subway i Sverige deltog i et enkelt informationsmøde hos Ziik i København, og så tog vi hjem og satte selv systemet op for vores egne regioner. Og mødet tog endda kun et par timer, det var ikke et heldags seminar. Det var virkelig nemt at sætte op. Hierarkiet går nedad, så vi har sat det op sådan at franchisetagerne selv kan oprette deres egne grupper og rutiner for deres franchises. Og så har vi en global gruppe, hvor du kan finde enhver, der arbejder med og for Subway i Sverige.