Ziik sørger for at bedre kommunikasjon og økt engasjement står på menyen til McDonald's

Om selskapet

I Skandinavia eies rettighetene til å drive McDonalds's franchiser og merkevarer av Food Folk, som er en lisensinnhaver med nasjonale hovedkvarterer i Oslo, København, Helsingfors og Stockholm. Food Folk eier og driver en rekke McDonalds-restauranter på egenhånd. De bidrar med tilbakemeldinger og støtte til franchisetakerne, som driver sine egne restauranter i hvert marked. Etter å ha kjent på et økende behov for en bedre intern kommunikasjonsplattform, ble Food Folk Finland valgt til å kjøre et pilotprosjekt med Ziik i september 2020.

Den første fasen i politprosjektet inkluderte 11 McDonald's-restauranter og 500 ansatte hos Food Folk Finland. Etter en vellykket første fase, har alle McDonald's-restaurantene og de ansatte til Food Folk Finland blitt med Ziik – og resten av Skandinavia følger snart etter. Vi har snakket med tre ansatte om deres erfaringer med Ziik så langt: Jesse Lindsberg, utviklingskonsulent og Nordisk ansvarlig, Linda Virtanen, restaurantsjef, og Iiro Juntunen, medarbeidertrener.

Utfordringer før Ziik

Ovenfra-og-ned kommunikasjon på den gammeldagse måte

En av de største utfordringene Food Folk Nordic tidligere slet med, var å spre viktig informasjon på tvers av selskapet. "Alle kommunikasjonsmåtene vi hadde var skikkelig gammeldagse og preget en ovenfra-og-ned-holdning," forklarer Jesse Lindsberg.

"Hovedkontoret vårt pleide å sende en e-post til restaurantsjefene våre, som deretter måtte videreformidle informasjonen til sine ansatte. Dette innebar enten å sende enda flere e-poster, eller skrive ut informasjonen og sette den på en oppslagstavle. Det var ingen måte å vite om alle hadde sett det."

Iiro Juntunen er enig:

"Å få ut informasjon til alle var litt av et problem før. Det pliede å være mange kolleger som ikke fikk den informasjonen de skulle."

Arbeidsliv og privatliv bør ikke blandes

Dette førte uunngåelig til at restaurantene tok saken i egne hender. Mange opprettet grupper på sosiale medier som facebook og whatsapp for å dele informasjon, og visket dermed ut grensene mellom jobb og privatliv. Restaurantsjef Linda Virtanen forklarer: "Da vi brukte facebook eller whatsapp, måtte vi benytte våre private kontoer for å bli med i gruppene. Jeg synes Ziik er en mye mer profesjonell måte å kommunisere på. Og det er fint at det ikke dukker opp noen jobbting, når jeg åpner facebooken min nå!"

Krav til en ny løsning

Fremtidsrettet og sikkerhetsmessig trygg

Ziik hadde raskt overbevist Food Folk Nordic om at de var den rette kommunikasjonsplattformen for McDonald's-restaurantene. Men før pilotprosjektet begynte, måtte også IT-aspekter og IT-trygghet tas opp. "Det var veldig viktig at den tekniske løsningen til plattformen også var på riktig nivå fra et IT-synspunkt. For et selskap med vår størrelse og eksponering, er det viktig å kun introdusere løsninger til våre ansatte som er trygge og fremtidsrettede", sier Jesse Lindsberg.

"Ziik er et nytt produkt, så det måtte granskes av IT-avdelingen vår for å sikre oss om at det var på rett nivå." Etter å ha bestått alle testene, var Ziik klar til bruk.

Resultater

Forbedret kommunikasjon

Etter en implementerings- og tilpasningsperiode, der også franchisetakerne fra restaurantene ble invitert til å dele meningene sine, ble Ziik endelig rullet ut til 4500 ansatte – og mottakelsen har vært meget positiv.

"Mottakelsen av Ziik har vært positiv fordi plattformen virkelig gjør det mulig å dele informasjon på en enklere og mer teknologisk avansert måte," sier Jesse. Iiro Juntunen er enig:

"Jeg sjekker Ziik hver dag, så jeg går ikke glipp av noe viktig."

"Og hvis jeg identifiserer noen opplæringsbehov, eller får noen tilbakemeldinger av kundene, angående driften av restauranten, kan jeg enkelt lage et innlegg om dette slik at alle kan se hvordan vi ønsker at restauranten skal virke." Linda Virtanen legger til: "Alt vi trenger å dele, legger vi ut på Ziik."

Økt engasjement

I forbindelse med lanseringen av Ziik startet Food Folk Nordic to nye initiativ for å øke engasjementet på tvers av McDonald’s-restaurantene.

"Ziik har virkelig inspirert fellesskapsfølelsen blant oss," sier Jesse Lindsberg. "Vi har introdusert en funksjon vi kaller Friendbook, der ansatte kan introdusere seg selv for sine kolleger med sine egne ord."

Kundetilfredshet som intern konkurranse

Det andre initiativet som har fått ansattes oppmerksomhet er det ukentlige innlegget med positive tilbakemeldinger fra kundene. "Jeg tror definitivt at arbeidslaget mitt er mer engasjert nå, fordi de ser det store bildet," sier restaurantsjef Linda Virtanen. "De venter på å se tilbakemeldinger fra kundene – det er spennende å se om vi blir nevnt. Det er som en konkurranse, og det får alle til å prøve hardere for å vinne!"

Jesse Lindsberg legger til: "Vi legger ut tilbakemeldingene fra kundene slik at våre ansatte kan se at arbeidet deres er viktig. Det er et godt, positivt budskap, og vi kunne ikke ha delt det like enkelt før."

Brukervennlighet for både ledere og medarbeidere

Iiro Juntunen setter høy pris Ziik, noe Linda Virtanen også gjør: "Som restaurantsjef får jeg høre fra mine ansatte at Ziik er enkel å bruke, har gjort arbeidet deres enklere, og har gjort det lettere for dem å komme i kontakt med ledelsen. Det er slik jeg også har opplevd Ziik."

Jesse Lindsberg legger til et siste ord: "Jeg må si at Ziik er et viktig verktøy for å lede dagens arbeidsstyrke. Og som en franchiseorganisasjon er det viktig at vi kan tilby franchisetakere en fiks ferdig intern kommunikasjonsplattform for restaurantene deres.

Jeg vil definitivt anbefale Ziik til andre franchiseorganisasjoner – så lenge de ikke konkurrerer med oss!"

Informasjon vekker engasjement

For medarbeidertrener Iiro Juntunen har det også blitt enklere å jobbe på McDonald's etter innføringen av Ziik: "Hvis du har problemer, vet du alltid hvor du skal lete etter svar, og det er lett å komme i kontakt med sjefene. Det er også bra at vi mottar all informasjonen vi får nå. Vanligvis pleier jeg å få med meg de viktigste oppdateringene på egen hånd. Det betyr at jeg er mer forberedt når jeg kommer på jobb, og det får meg til å føle meg mer profesjonell."