Ziik inspirerer R-kioski i Finland til å revurdere sin interne kommunikasjon

Om selskapet

R-kioski-kjeden sporer sine røtter tilbake til 1910, da de første jernbanebokbutikkene åpnet på stasjoner langs finske jernbaner. I dag teller kjeden rundt 440 butikker, men antallet er ikke statisk. R-kioski åpner og stenger jevnlig butikker for å reflektere endringer i kundenes behov og demografi.

R-kioski eies av Reitan AS, som også eier de danske og norske kjedene til 7-Eleven nærbutikker. Bedriftene har ikke en sentralisert eller delt IT-avdeling, men oppfordres til å dele ideer og erfaringer. Så da R-kioski bestemte seg for at det var på tide å se etter en ny intranettløsning, tok de en titt på den danske 7-Eleven-merkede versjonen av Ziik sosiale intranett – og likte det de så. Etter en implementerings- og pilotperiode med R-kioski støttekontor ble løsningen rullet ut over de tusen innsjøers land.

I denne artikkelen deler R-kioskis CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos, franchisetaker Jukka Vuollo og butikkmedarbeider Sanni Pettinen sine erfaringer med å jobbe med den sosiale intranettprogramvaren fra Ziik.

Utfordringer før Ziik

Gammeldags internkommunikasjonssystem

En av de store problemene R-kioski hadde møtt var et gammeldags internt kommunikasjonssystem. Eller rettere sagt to. I utgangspunktet hadde R-kioski bygget sitt eget Wordpress-intranett. Og selv om de kunne dele håndbøker, manualer og andre viktige dokumenter her, tillot det bare enveiskommunikasjon. R-kioski ønsket å sette sine ansatte i stand til å stille spørsmål og gi tilbakemeldinger. Dette førte til et toårig engasjement med Facebook Workplace. Men noen store problemer førte til at de begynte å lete igjen. Maria Sjöroos forklarer: «Mange av våre butikksjefer og selgere var fortsatt ikke på Facebook, så det var et problem. Og vi måtte fortsatt ha alle håndbøkene på det gamle WordPress-intranettet. Vi fikk mye kritikk fra franchisetakere som var misfornøyde med å jobbe i to forskjellige systemer.»

Jukka Vuollo, som var en av franchisetakerne, er enig: "Noe av det beste med det nye systemet er at du ikke trenger å åpne forskjellige databaser som vi pleide før."

Kostnadseffektivitet - den siste dråpen

Maria Sjöroos: "Da vi på den tiden innså at det ikke var noen utvikling for Workplace til å bli både en sosial plattform og et intranett der vi kunne føre håndbøker, begynte vi å tenke på å se etter en ny løsning". Hun legger til: «Og så bestemte Workplace seg for å endre lisenskostnadene sine: Hvis vi ønsket at våre ansatte skulle få tilgang til plattformen på både POS-datamaskiner og mobiltelefoner, gikk prisen opp ganske mye. Så til slutt ble det også et kostnadseffektivitetsproblem å finne en ny løsning. Avgjørelsen var ikke så vanskelig å ta: Vi fikk noe mer praktisk til en lavere pris.»

Krav til nye løsninger

Tilgang på tvers av ulike plattformer

Deling og oppdatering av håndbøker, manualer og andre viktige dokumenter var et sentralt krav, i tillegg til å ha sosiale funksjoner som chat og grupper i samme miljø. Samtidig var det viktig at plattformen kunne nås på både Windows-maskiner og mobiltelefoner.

"Våre POS-datamaskiner er Windows-baserte. Dette gjør at vi kan ha alle slags grensesnitt der også. Og hvis du er en selger som trenger å sjekke noe, foretrekker du kanskje å sjekke det på POS-terminalen din i stedet for å måtte se på telefonen mens du hjelper en kunde. Så vi trengte den funksjonen også" forklarer Maria Sjöroos.

Enkelt å bruke

Etter en implementerings- og testperiode, hvor Ziik ble rullet ut i R-kioskis Support Office med 100 ansatte først, og deretter til utvalgte butikker, ble plattformen åpnet for alle ansatte i begynnelsen av 2021. Ansatte hektet umiddelbart på plattformen, synes det er veldig enkelt å bruke. Butikkmedarbeider Sanni Pettinen forklarer: «Det er veldig enkelt å bruke, fordi brukeropplevelsen er veldig lik andre sosiale medieplattformer, så det var enkelt å lære seg hvordan man bruker det.»

Franchisetaker Jukka Vuollo synes også Ziik er enkel å bruke: "For det meste vil du finne akkurat det du leter etter der."

Lettere å få hjelp

Sanni Pettinen trekker også frem hvordan Ziik har gjort det lettere for henne og kollegene å få hjelp når de trenger det: «Når jeg er i butikken bruker jeg Ziik fra POS-terminalen, og jeg blar i grunnen bare på forsiden for å finne det jeg trenger. Hvis det oppstår spørsmål eller problemer i butikken, bruker jeg en gruppe spesielt laget for å stille spørsmål og hvor jeg kan få svar raskt. Sanni og kollegene hennes bruker også Ziik til å bytte skift: «Jeg bruker noen ganger chat-funksjonen for å finne vikarer hvis en kollega er blitt syk.»

Økt engasjement

Med butikkmedarbeider Sanni Pettinens ord: «Jeg føler at fellesskapet har økt». Sanni fremhever også at det er gøy å følge alle kommentarene til innlegg. Mer seriøst kan CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos føle det økte engasjementet i antall spørsmål hun får om selskapets håndbøker. «Per kontrakt må vi holde selskapets håndbøker oppdatert, og franchisetakerne må holde seg oppdatert med hva som står i dem. De dekker viktige temaer som butikkkonsepter, sikkerhet, helse og så videre. Siden lanseringen av Ziik er det mye mer interesse for dem, og flere spørsmål og diskusjoner om dem.»  

Et press for å revidere interne kommunikasjonspolitikker

En overraskende konsekvens av å bringe Ziik til hele selskapet har vært at mengden av meldinger som legges ut noen ganger er overveldende. Som Jukka sier: "Mine ansatte sier at det noen ganger er utfordrende å bruke Ziik på grunn av antall meldinger og ikke så mye på grunn av selve brukergrensesnittet." Sanni er enig: «Noen ganger ser det ut til at informasjon går tapt fordi det er så mange innlegg hver dag.» Heldigvis vet Maria Sjöroos årsaken: «Da vi lanserte, importerte vi ganske enkelt alle de samme gruppene og selskapsstrukturene fra det gamle intranettet til Ziik. Dette har vist seg å gi alt for mange meldinger, ettersom folk poster på tvers av flere grupper samtidig. Vi er i ferd med å revidere våre interne kommunikasjonsprosesser på grunn av dette. Du kan si at lanseringen av Ziik også har vært som å holde et speil for vår egen organisasjon og finne ting å forbedre og optimalisere. Vi ser det tydelig nå."

Samarbeidet med Ziik

CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos anser samarbeidet med Ziik som en stor seier. «Jeg synes samarbeidet vårt, og deres kundeservicenivå, har vært veldig bra fra starten av prosjektet. Vi har mange diskusjoner om plattformen deres, og jeg tror noen ganger de har blitt overrasket over hvordan vi ønsker å bruke den. Men de lytter til oss, og vi har en god dialog. Vi har mange ønsker, og hvis de ikke har en løsning på det med en gang, legger de det til sin pipeline, og det blir gjort til slutt. Selvfølgelig blir hastespørsmål ordnet opp med en gang."