Ziik bewegt R-kioski in Finnland dazu, seine interne Kommunikation zu erneuern

Über die Firma

Die Wurzeln der R-kioski-Kette reichen bis ins Jahr 1910 zurück, als die ersten Eisenbahnbuchhandlungen in Bahnhöfen entlang der finnischen Eisenbahnstrecken eröffnet wurden. Heute zählt die Kette rund 440 Filialen, aber die Zahl ist nicht statisch. R-kioski eröffnet und schließt regelmäßig Filialen, um den veränderten Kundenbedürfnissen und demografischen Entwicklungen Rechnung zu tragen.

R-kioski ist im Besitz der Reitan AS, der auch die dänischen und norwegischen 7-Eleven-Ketten gehören. Die Unternehmen verfügen nicht über eine zentrale oder gemeinsame IT-Abteilung, sondern werden ermutigt, Ideen und Erfahrungen auszutauschen. Als R-kioski beschloss, dass es an der Zeit war, sich nach einer neuen Intranetlösung umzusehen, warfen sie einen Blick auf die dänische 7-Eleven-Version des sozialen Intranets von Ziik - und waren begeistert. Nach einer Implementierungs- und Pilotphase mit dem R-kioski-Supportbüro wurde die Lösung im ganzen Land der tausend Seen ausgerollt.

In diesem Artikel berichten Maria Sjöroos, CIO & CDO, CPO bei R-kioski, Jukka Vuollo, Franchisenehmer, und Sanni Pettinen, Mitarbeiterin in der Filiale, über ihre Erfahrungen bei der Arbeit mit der Social Intranet Software von Ziik.

Herausforderungen vor Ziik

Veraltetes internes Kommunikationssystem

Eines der Hauptprobleme, mit denen R-kioski konfrontiert war, war ein veraltetes internes Kommunikationssystem. Oder vielmehr zwei. Ursprünglich hatte R-kioski sein eigenes Wordpress-Intranet aufgebaut. Hier konnten zwar Handbücher, Anleitungen und andere wichtige Dokumente ausgetauscht werden, aber das System erlaubte nur eine einseitige Kommunikation. R-kioski wollte seinen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen und Feedback zu geben. Dies führte zu einer zweijährigen Zusammenarbeit mit Facebook Workplace. Aber einige größere Probleme veranlassten sie, sich erneut umzusehen. Maria Sjöroos erklärt: "Viele unserer Kollegen waren immer noch nicht auf Facebook, das war ein Problem. Außerdem mussten wir alle Handbücher noch auf dem alten WordPress-Intranet bereitstellen. Wir erhielten viel Kritik von Franchisenehmern, die mit der Arbeit in zwei verschiedenen Systemen unzufrieden waren."

Jukka Vuollo, einer der Franchisenehmer, stimmt dem zu: "Eines der besten Dinge am neuen System ist, dass man nicht mehr verschiedene Datenbanken öffnen muss, wie es früher der Fall war."

Kosteneffizienz - am Ende der Fahnenstange

Maria Sjöroos: "Als wir feststellten, dass es keine Entwicklung gab, die Workplace sowohl zu einer sozialen Plattform als auch zu einem Intranet machte, in dem wir Handbücher aufbewahren konnten, begannen wir, nach einer neuen Lösung zu suchen". Sie fügt hinzu: "Und dann beschloss Workplace, seine Lizenzkosten zu ändern: Wenn wir wollten, dass unsere Mitarbeiter sowohl auf unseren POS-Computern als auch auf ihren Mobiltelefonen auf die Plattform zugreifen können, stieg der Preis beträchtlich an. So wurde es letztlich auch eine Frage der Kosteneffizienz, eine neue Lösung zu finden. Die Entscheidung fiel uns nicht schwer: Wir bekamen etwas Bequemeres für einen geringeren Preis."

Anforderungen an eine neue Lösung

Zugang über verschiedene Plattformen

Die gemeinsame Nutzung und Aktualisierung von Handbüchern, Bedienungsanleitungen und anderen wichtigen Dokumenten war eine wichtige Anforderung, ebenso wie eine einheitliche Umgebung für soziale Funktionen wie Chat und Gruppen für Arbeitsdokumente. Gleichzeitig war es wichtig, dass die Plattform sowohl auf Windows-Rechnern als auch auf Mobiltelefonen genutzt werden kann.

"Unsere POS-Rechner sind mit Windows ausgestattet. Dadurch können wir auch dort alle Arten von Schnittstellen nutzen. Und wenn man als Verkäufer etwas überprüfen muss, zieht man es vielleicht vor, dies an der Kasse zu tun, anstatt auf sein Telefon zu schauen, während man einem Kunden hilft. Wir brauchten also auch diese Funktion", erklärt Maria Sjöroos.

Einfache Handhabung

Nach einer Implementierungs- und Testphase, in der Ziik zunächst im Support Office von R-kioski mit 100 Mitarbeitern und dann in ausgewählten Geschäften eingeführt wurde, wurde die Plattform Anfang 2021 für alle Mitarbeiter freigegeben. Die Mitarbeiter waren sofort begeistert von der Plattform und fanden sie sehr einfach zu bedienen. Filialmitarbeiterin Sanni Pettinen erklärt: "Es ist sehr einfach zu bedienen, denn die Benutzeroberfläche ähnelt der anderer Social-Media-Plattformen, so dass es einfach war, die Nutzung zu erlernen."

Auch Franchisenehmer Jukka Vuollo findet Ziik einfach zu bedienen: "In den meisten Fällen findet man dort genau das, was man sucht."

Einfacher, Hilfe zu bekommen

Sanni Pettinen hebt auch hervor, wie Ziik es ihr und ihren Kollegen erleichtert hat, Hilfe zu bekommen, wenn sie sie brauchen: "Wenn ich in der Filiale bin, benutze ich Ziik von der Kassenstation aus, und ich durchsuche im Grunde nur die Startseite, um zu finden, was ich brauche. Wenn in der Filiale Fragen oder Probleme auftauchen, nutze ich eine Gruppe, die speziell dafür eingerichtet ist, Fragen zu stellen, und in der ich schnell eine Antwort bekomme." Sanni und ihre Kollegen nutzen Ziik auch, um Schichten auszutauschen: "Manchmal nutze ich die Chatfunktion, um Ersatz zu finden, wenn ein Kollege krank geworden ist."

Höheres Engagement

In den Worten von Sanni Pettinen, einer Mitarbeiterin des Ladens: "Ich habe das Gefühl, dass der Gemeinschaftsgeist zugenommen hat". Sanni betont auch, dass es Spaß macht, all die Kommentare zu den Beiträgen zu verfolgen. Maria Sjöroos, CIO & CDO, CPO, spürt das verstärkte Engagement an der Zahl der Fragen, die sie zu den Betriebshandbüchern erhält. "Wir sind vertraglich verpflichtet, die Unternehmenshandbücher auf dem neuesten Stand zu halten, und die Franchisenehmer müssen sich über den Inhalt auf dem Laufenden halten. Sie behandeln wichtige Themen wie Ladenkonzepte, Sicherheit, Gesundheit und so weiter. Seit der Einführung von Ziik gibt es viel mehr Interesse daran und mehr Fragen und Diskussionen darüber."  

Ein Anstoß zur Modernisierung der internen Kommunikationspolitik

Eine überraschende Folge der Einführung von Ziik für das gesamte Unternehmen war, dass die Menge der Nachrichten, die veröffentlicht werden, manchmal überwältigend ist. Jukka sagt: "Meine Mitarbeiter sagen, dass es manchmal eine Herausforderung ist, Ziik zu benutzen, weil es so viele Nachrichten gibt und nicht so sehr wegen der Benutzeroberfläche selbst." Sanni stimmt dem zu: "Manchmal scheinen Informationen verloren zu gehen, weil es jeden Tag so viele Nachrichten gibt." Zum Glück kennt Maria Sjöroos den Grund: "Als wir anfingen, haben wir einfach die gleichen Gruppen und Unternehmensstrukturen aus dem alten Intranet in Ziik importiert. Es hat sich herausgestellt, dass dadurch viel zu viele Nachrichten entstehen, da die Leute in mehreren Gruppen gleichzeitig posten. Aus diesem Grund sind wir dabei, unsere internen Kommunikationsprozesse zu überarbeiten. Man könnte sagen, dass die Einführung von Ziik auch wie ein Spiegel für unsere eigene Organisation war, in dem wir Dinge fanden, die wir verbessern und optimieren können. Das sehen wir jetzt deutlich."

Zusammenarbeit mit Ziik

CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos hält die Zusammenarbeit mit Ziik für einen großen Gewinn. "Ich denke, dass unsere Zusammenarbeit und das Niveau des Kundendienstes von Beginn des Projekts an sehr gut waren. Wir haben viele Diskussionen über ihre Plattform geführt, und ich glaube, sie waren manchmal überrascht, wie wir sie nutzen wollten. Aber sie hören uns zu, und wir haben einen guten Dialog. Wir haben viele Wünsche, und wenn sie nicht sofort eine Lösung dafür haben, nehmen sie es in ihre Pipeline auf, und es wird schließlich erledigt. Dringende Angelegenheiten werden natürlich sofort erledigt."