Mit Ziik die Botschaft nach aussen tragen

Über das Unternehmen

Subway Schweden ist Teil einer globalen Kette von Sandwich-Restaurants. Als Franchise-Betrieb hat Subway Schweden etwa 170 Restaurants, die von Franchisenehmern betrieben werden. Subway Schweden ist in vier Regionen unterteilt, für die jeweils ein regionaler Betreiber verantwortlich ist. Alle vier Regionen nutzen Ziik für Kommunikations- und Informationsaustausch.

Herausforderungen vor Ziik

"Einer der Hauptgründe, warum wir nach einem System wie Ziik gesucht haben, war, dass wir in der Lage sein wollten, alle unsere Franchisenehmer und Sandwichkünstler mit wichtigen Nachrichten schnell und einfach erreichen zu können. Früher haben wir E-Mails an die Franchisenehmer verschickt, die die Informationen dann weiterleiten mussten. Das Problem mit SMS-Nachrichten oder E-Mail war jedoch, dass man keine Lesebestätigungen erhielt. Man weiss nicht, ob die Franchisenehmer die Information erhalten haben, sie gelesen wurde und ob alle Anhänge heruntergeladen wurden. Und besonders in unserer Branche hat man manchmal Informationen, von denen man wirklich wissen muss, ob sie jeder und jede erhalten hat, wie zum Beispiel Updates zur Lebensmittelsicherheit oder die COVID-19-Situation."

Anforderungen an die neue Lösung

Eine starke mobile Lösung war eine klare Anforderung an die neue Kommunikations- und Informationsaustauschplattform. Die meisten unserer Franchisenehmer und alle unsere Sandwich-Künstler verlassen sich auf ihre Smartphones, um auf dem Laufenden zu bleiben. Sie verbringen nicht viel Zeit damit, während ihrer Schicht am Schreibtisch zu sitzen.

Eine weitere Anforderung war die Nutzerfreundlichkeit des Systems. Sowohl für die Endanwender als auch für die Verantwortlichen, die es einrichten mussten. Wir wollten, dass die regionalen Betreiber und Franchisenehmer in der Lage sind, das System einzurichten, ohne dass sie dafür ein grosses IT-Setup benötigen oder Berater einstellen müssen.

Wir wollten auch ein Forum schaffen, in dem sich die Leute untereinander austauschen können. Und einen Ort, auf den wir immer verweisen können, wenn Leute Informationen brauchen.

Resultate

Sehr einfach zu bedienen

Das Besondere an Ziik ist, dass es aussieht und funktioniert wie einige der beliebten Social-Media-Plattformen. Das bedeutet, dass jeder bereits weiss, wie man es benutzt. Ich habe noch nie jemanden getroffen, der es nicht benutzen konnte. Die einzigen Probleme, die wir haben, sind Leute, die ihre Passwörter vergessen. Die Mitarbeiter waren überhaupt nicht abgeneigt, es zu benutzen. Früher benutzten die Mitarbeiter verschiedene soziale Medien, um Gruppenchats einzurichten. Jetzt können sie einfach Ziik verwenden.

Sehr mobil

Die meisten Mitarbeiter in den Subway-Restaurants sind zwischen 20 und 21 Jahre alt, also sind sie sehr App-affin. Tatsächlich erwarten sie, dass diese Art von modernen Kommunikationssystemen auch als App zur Verfügung steht, wenn sie zur Arbeit gehen. Ich selbst benutze allerdings lieber die Desktop-Version. Ich spreche täglich mit vielen Leuten über die Chat-Funktion auf Ziik. Und es ist für mich einfacher meine Tastatur zu benutzen.

Funktioniert auf Anhieb

Franchisenehmer erwarten von einem Franchisesystem wie dem unseren, dass es ein Kommunikationssystem gibt, das auch ausserhalb der Box funktioniert. Das ist die Essenz des Franchisings – Sie zahlen für ein Konzept, bei dem alles vorhanden ist, man müssen es nur noch betreiben. Ziik funktioniert so! Ich habe es einigen meiner Betreiberkollegen in anderen Ländern gezeigt, und sie sind ebenfalls sehr beeindruckt.

Alles, was Sie wissen müssen ist an einem Ort

Ein Franchise-Betrieb wie der unsere ist auf Handbücher, oder Betriebsroutinen, angewiesen. Wir haben sie alle unter Handbücher in Ziik gespeichert, zusammen mit allen aktuellen Vorschriften. Alles ist in Ziik gespeichert - mindestens ein paar Gigabyte an Informationen. Alle Handbücher, die man braucht, um ein Franchise-Unternehmen zu führen oder eine Schicht in einem Restaurant zu arbeiten, sind auf Ziik hinterlegt.

Einfach einzurichten

Ich habe das System in meiner Region selbst eingerichtet. Alle regionalen Betreiber von Subway Schweden nahmen an einem Einweisungstreffen mit Ziik in Dänemark teil, dann gingen wir nach Hause und richteten die Systeme selbst für unsere Regionen ein. Das Treffen dauerte nur ein paar Stunden, es war nicht wie ein ganztägiges Seminar. Das Einrichten ist wirklich einfach. Die Hierarchie geht nach unten, also haben wir es so eingerichtet, dass die Franchisenehmer Ihre eigenen Gruppen und Routinen für Ihre Franchises einrichten können. Wir haben eine globale Gruppe, in der man jeden finden kann, der mit und für Subway in Schweden arbeitet.