Ziik inspiroi Suomen R-kioskeja harkitsemaan uudelleen sisäistä viestintää

Tietoa yrityksestä

R-kioskiketjun juuret ulottuvat vuoteen 1910, jolloin Suomen rautateiden varrella sijaitseville asemille avattiin ensimmäiset rautatiekirjakaupat. Nykyään ketjussa on noin 440 myymälää, mutta määrä ei ole staattinen. R-kioski avaa ja sulkee myymälöitä säännöllisesti vastaamaan asiakkaiden tarpeiden ja väestörakenteen muutoksia.

R-kioskin omistaa Reitan AS, joka omistaa myös tanskalaiset ja norjalaiset 7-Eleven-lähimyymäläketjut. Yrityksillä ei ole keskitettyä tai yhteistä IT-osastoa, mutta niitä kannustetaan jakamaan ideoita ja kokemuksia. Joten kun R-kioski päätti, että on aika etsiä uutta intranet-ratkaisua, he katsoivat kerran tanskalaista 7-Eleven-brändättyä versiota Ziik sosiaalisesta intranetistä – ja pitivät näkemästään. Toteutus- ja pilottijakson jälkeen R-kioski-tukiosaston kanssa ratkaisu vieritettiin koko organisaatioon.

Tässä artikkelissa R-kioski CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos, franchise-saaja Jukka Vuollo ja myymälän työntekijä Sanni Pettinen jakavat kokemuksiaan Ziikin sosiaalisen intranet-ohjelmiston kanssa työskentelystä.

Haasteet ennen Ziikin käyttöönottoa

Vanhanaikainen sisäinen viestintäjärjestelmä

Yksi R-kioskien suurimmista ongelmista oli vanhanaikainen sisäinen viestintäjärjestelmä. Tai pikemminkin kaksi. Aluksi R-kioski oli rakentanut oman Wordpress-intranetin. Ja vaikka he saattoivat jakaa käsikirjoja, käsikirjoja ja muita tärkeitä asiakirjoja täällä, se mahdollisti vain yksisuuntaisen viestinnän. R-kioski halusi antaa työntekijöilleen mahdollisuuden esittää kysymyksiä ja antaa palautetta. Tämä johti kahden vuoden sopimukseen Facebook Workplacen kanssa. Muutamat isommat ongelmat saivat heidät kuitenkin etsimään uutta ratkaisua. Maria Sjöroos kertoo: ”Monet myymäläpäälliköistämme ja myyntihenkilöistämme eivät vieläkään olleet Facebookissa, joten se oli ongelma. Ja meillä oli silti oltava kaikki käsikirjat vanhassa WordPressin intranetissä. Saimme paljon kritiikkiä franchising-yrittäjiltä, jotka olivat tyytymättömiä työskentelyyn kahdessa eri järjestelmässä.

Yksi franchising-yrittäjistä, Jukka Vuollo on samaa mieltä: "Yksi parhaista puolista uudessa järjestelmässä on se, että ei tarvitse avata erilaisia tietokantoja kuten ennen."

Kustannustehokkuus - viimeinen pisara

Maria Sjöroos: "Kun tajusimme tuolloin, että Workplace ei ollut kehittymässä sekä sosiaaliseksi alustaksi että intranetiksi, jossa voisimme säilyttää käsikirjoja, aloimme miettiä uuden ratkaisun etsimistä." Hän lisää: ”Ja sitten Workplace päätti muuttaa lisenssikustannuksiaan: Jos halusimme työntekijöidemme pääsevän alustalle sekä POS-tietokoneillamme että matkapuhelimilla, hinta nousi melkoisesti. Loppujen lopuksi uuden ratkaisun löytämisestä tuli myös kustannustehokkuuskysymys. Päätös ei ollut vaikea tehdä: saimme jotain kätevämpää pienemmällä hinnalla."

Uusia ratkaisuja koskevat vaatimukset

Pääsy eri alustoille

Käsikirjojen, käsikirjojen ja muiden tärkeiden asiakirjojen jakaminen ja päivittäminen oli keskeinen vaatimus, samoin kuin sosiaalisten ominaisuuksien, kuten chatin ja ryhmien, käyttö samassa ympäristössä. Samalla oli tärkeää, että alustaa voi käyttää sekä Windows-koneilla että matkapuhelimilla.

”POS-tietokoneemme ovat Windows-pohjaisia. Tämän ansiosta meillä on myös kaikenlaisia käyttöliittymiä. Ja jos olet myyjä, joka haluaa tarkistaa jotain, voit mieluummin tarkistaa sen POS-päätteestäsi sen sijaan, että joutuisit katsomaan puhelintasi, kun autat asiakasta. Tarvitsimme siis myös tämän ominaisuuden”, Maria Sjöroos selittää.

Helppo käyttää

Käyttöönotto- ja testijakson jälkeen, jolloin Ziik otettiin käyttöön ensin R-kioskien 100 työntekijän tukitoimistossa ja sitten valikoiduissa myymälöissä, alusta avattiin kaikille työntekijöille vuoden 2021 alussa. Työntekijät tarttuivat alustaan välittömästi, helppokäyttöisyyden ansiosta. Myymälän työntekijä Sanni Pettinen kertoo: "Se on erittäin helppokäyttöinen, koska käyttökokemus on todella samanlainen kuin muilla sosiaalisen median alustoilla, joten sen käyttö oli helppo opetella."

Myös franchising-yrittäjä Jukka Vuollo pitää Ziikiä helppokäyttöisenä: "Suurimmaksi osaksi löydät sieltä juuri sen, mitä etsit."

Helpompi saada apua

Sanni Pettinen korostaa myös sitä, kuinka Ziik on helpottanut hänen ja kollegoidensa saamista avun tarpeeseen: ”Kun olen kaupassa, käytän Ziikiä POS-päätteestä ja periaatteessa selailen etusivua löytääkseni mitä tarvitsen. Jos kaupassa ilmenee kysymyksiä tai ongelmia, käytän ryhmää, joka on suunniteltu nimenomaan kysymyksiä varten ja josta saan nopeasti vastauksen." Sanni ja hänen työtoverinsa käyttävät Ziikiä myös vuorojen vaihtamiseen: "Käytän joskus chat-ominaisuutta löytääkseni sijaisia, jos kollega on sairastunut."

Lisääntynyt sitoutuminen

Kauppatyöntekijä Sanni Pettisen sanoin: ”Tuntuu, että yhteisöllisyys on lisääntynyt”. Sanni korostaa myös, että on hauska seurata kaikkia postausten kommentteja. Käytännössä myös CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos voi tuntea lisääntyneen sitoutumisen esimerkiksi yrityksen käsikirjoihin liittyvien kysymysten lisääntyneessä määrässä. "Sopimuksen mukaan meidän on pidettävä yrityksen käsikirjat ajan tasalla ja franchising-yrittäjien on pysyttävä ajan tasalla niiden sisällöstä. Ne kattavat tärkeitä aiheita, kuten myymäläkonsepteja, turvallisuutta, terveyttä ja niin edelleen. Ziikin lanseerauksen jälkeen kiinnostus näihin on lisääntynyt ja niistä on enemmän kysymyksiä ja keskusteluja."  

Paine sisäisten viestintäkäytäntöjen uudistamiseen

Yksi yllättävä seuraus Ziikin tuomisesta koko yritykseen on ollut se, että lähetettyjen viestien määrät ovat joskus ylivoimaisia. Kuten Jukka sanoo: "Työntekijäni sanovat, että Ziikin käyttäminen on joskus haastavaa viestien määrän eikä niinkään itse käyttöliittymän takia." Sanni on samaa mieltä: ”Joskus tieto tuntuu menevän hukkaan, koska postauksia on niin paljon joka päivä.” Onneksi Maria Sjöroos tietää syyn: ”Kun lanseerasimme, toimme kaikki samat ryhmät ja yritysrakenteet vanhasta intranetistä Ziikiin. Tämä on aiheuttanut viestitulvaa, koska ihmiset lähettävät viestejä useisiin ryhmiin kerralla. Olemme tämän vuoksi uudistamassa sisäisiä viestintäprosessejamme. Voisi sanoa, että Ziikin lanseeraaminen on vaatinut myös peiliin katsomista omalle organisaatiollemme ja parannettavien ja optimoitavien asioiden löytämistä. Näemme sen nyt selvemmin."

Yhteistyö Ziikin kanssa

CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos pitää yhteistyötä Ziikin kanssa suurena voittona. ”Yhteistyömme ja heidän asiakaspalvelunsa ovat mielestäni olleet erittäin hyviä projektin alusta lähtien. Meillä on paljon keskusteluja alustasta, ja luulen, että joskus he ovat yllättyneet siitä, kuinka haluamme käyttää sitä. Mutta he kuuntelevat meitä, ja meillä on hyvä vuoropuhelu. Meillä on monia toiveita, ja jos heillä ei ole ratkaisua siihen heti, he lisäävät sen suunnitelmaansa, ja se toteutuu lopulta. Tietysti kiireelliset asiat ratkaistaan heti."