Ziik hvetur R-kioski í Finnlandi til að endurskoða innri samskipti sín

Um fyrirtækið

R-kioski keðjan á rætur sínar að rekja til ársins 1910, þegar fyrstu lestarbókabúðirnar opnuðu á stöðvum meðfram járnbrautum Finnlands. Í dag telur keðjan um 440 verslanir en fjöldinn er ekki fastur. R-kioski opnar og lokar verslunum reglulega til að endurspegla breytingar á þörfum viðskiptavina og lýðfræði.

R-kioski er í eigu Reitan AS, sem einnig á dönsku og norsku keðjurnar 7-Eleven sjoppu. Fyrirtækin eru ekki með miðstýrða eða sameiginlega upplýsingatæknideild en eru hvött til að deila hugmyndum og reynslu. Svo þegar R-kioski ákvað að það væri kominn tími til að leita að nýrri innra netlausn, kíktu þeir einu sinni á danska 7-Eleven vörumerkjaútgáfuna af Ziik félagslega innra netinu – og líkaði það sem þeir sáu. Eftir innleiðingar- og tilraunatímabil hjá R-kioski stuðningsskrifstofunni var lausninni rúllað yfir land þúsund vatna.

Í þessari grein deila CIO & CDO R-kioski, CPO Maria Sjöroos, sérleyfishafi Jukka Vuollo og verslunarstarfsmaður Sanni Pettinen reynslu sinni af því að vinna með félagslega innra nethugbúnaðinn frá Ziik.

Áskoranir (Fyrir ZIIK)

Gamaldags innra samskiptakerfi

Eitt helsta vandamálið sem R-kioski hafði staðið frammi fyrir var gamaldags innra samskiptakerfi. Eða réttara sagt tveir. Upphaflega hafði R-kioski smíðað sitt eigið Wordpress innra net. Og þó að þeir gætu deilt handbókum, handbókum og öðrum mikilvægum skjölum hér, leyfði það aðeins einhliða samskipti. R-kioski vildi gera starfsmönnum sínum kleift að spyrja spurninga og gefa álit. Þetta leiddi til tveggja ára samstarfs við Facebook Workplace. En nokkur stór vandamál urðu til þess að þeir fóru að leita aftur. Maria Sjöroos útskýrir: „Margir verslunarstjórar okkar og sölumenn voru enn ekki á Facebook, svo það var vandamál. Og við þurftum samt að hafa allar handbækurnar á gamla WordPress innra netinu. Við fengum mikla gagnrýni frá sérleyfishöfum sem voru óánægðir með að vinna í tveimur mismunandi kerfum.“

Jukka Vuollo, sem var einn sérleyfishafa, er sammála: „Eitt af því besta við nýja kerfið er að þú þarft ekki að opna aðra gagnagrunna eins og áður.

Kostnaðarhagkvæmni - lokahöggið

Maria Sjöroos: „Þegar við gerðum okkur grein fyrir á þeim tíma að það væri engin þróun fyrir Workplace að verða bæði félagslegur vettvangur og innra net þar sem við gætum haldið handbækur, fórum við að hugsa um að leita að nýrri lausn“. Hún bætir við: „Og svo ákvað Workplace að breyta leyfiskostnaði sínum: Ef við vildum að starfsmenn okkar gætu fengið aðgang að pallinum bæði á POS-tölvum okkar og farsímum hækkaði verðið töluvert. Svo á endanum varð það líka kostnaðarhagkvæmni að finna nýja lausn. Ákvörðunin var ekki svo erfið að taka: Við fengum eitthvað þægilegra fyrir lægra verð.“

Kröfur um nýja lausn

Aðgangur á mismunandi kerfum

Að deila og uppfæra handbækur, handbækur og önnur mikilvæg skjöl var lykilkrafa, auk þess að hafa sama umhverfi yfir félagslegar aðgerðir eins og spjall og hópa til vinnuskjöl. Jafnframt var mikilvægt að hægt væri að nálgast vettvanginn bæði á Windows vélum og farsímum.

„POS-tölvurnar okkar eru Windows byggðar. Þetta gerir okkur kleift að hafa alls kyns viðmót þar líka. Og ef þú ert sölumaður sem þarf að athuga eitthvað, þá gætirðu kosið að athuga það á POS útstöðinni þinni í stað þess að þurfa að horfa á símann þinn á meðan þú ert að hjálpa viðskiptavinum. Svo við þurftum líka þennan eiginleika,“ útskýrir Maria Sjöroos.

Auðvelt í notkun

Eftir innleiðingar- og prófunartímabil, þar sem Ziik var settur út í þjónustuveri R-kioski með 100 starfsmönnum fyrst, og síðan í valdar verslanir, var vettvangurinn opnaður öllum starfsmönnum í ársbyrjun 2021. Starfsmenn tengdust vettvangnum strax og fannst hann mjög auðveldur í notkun. Sanni Pettinen, starfsmaður verslunarinnar, útskýrir: „Það er mjög auðvelt í notkun, vegna þess að upplifun notenda er í raun svipuð öðrum samfélagsmiðlum, svo það var auðvelt að læra hvernig á að nota það.

Sérleyfishafa Jukka Vuollo finnst Ziik líka auðvelt í notkun: "Að mestu leyti muntu finna nákvæmlega það sem þú ert að leita að þar."

Auðveldara að fá hjálp

Sanni Pettinen undirstrikar líka hvernig Ziik hefur auðveldað henni og samstarfsfólki hennar að fá hjálp þegar þau þurfa á henni að halda: „Þegar ég er í búðinni nota ég Ziik frá POS-útstöðinni og ég er í rauninni bara að skoða forsíðuna til að finna það sem ég þarf. Ef einhverjar spurningar eða vandamál koma upp í versluninni nota ég hóp sem er sérstaklega gerður til að spyrja spurninga og þar sem ég get fengið svar fljótt.“ Sanni og samstarfsmenn hennar nota Ziik líka til að skipta á vöktum: „Ég nota stundum spjallaðgerðina til að finna staðgengla ef samstarfsmaður hefur verið veikur.“

Aukin þátttaka

Með orðum verslunarstarfsmannsins Sanni Pettinen: „Mér finnst samfélagsandinn hafa aukist“. Sanni undirstrikar líka að það er gaman að fylgjast með öllum athugasemdum við færslur. Á alvarlegri nótum, CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos getur fundið fyrir aukinni þátttöku í fjölda spurninga sem hún fær um handbækur fyrirtækisins. „Samkvæmt samningi verðum við að halda handbókum fyrirtækisins uppfærðum og sérleyfishafar verða að fylgjast með því sem er í þeim. Þau fjalla um mikilvæg efni eins og verslunarhugtök, öryggi, heilsu og svo framvegis. Síðan Ziik hófst hefur áhuginn á þeim mun meiri og fleiri spurningar og umræður um þá.“  

Þrýsta til að endurskoða innri samskiptastefnu

Ein óvænt afleiðing þess að koma Ziik til alls fyrirtækisins hefur verið sú að magn skilaboða sem eru birt eru stundum yfirþyrmandi. Eins og Jukka segir: "Starfsmenn mínir segja að það sé stundum krefjandi að nota Ziik vegna fjölda skilaboða og ekki svo mikið vegna notendaviðmótsins sjálfs." Sanni er sammála: „Stundum virðast upplýsingar glatast vegna þess að það eru svo margar færslur á hverjum degi.“ Sem betur fer veit Maria Sjöroos ástæðuna: „Þegar við hleyptum af stokkunum fluttum við einfaldlega inn alla sömu hópa og fyrirtækjaskipulag af gamla innra netinu í Ziik. Þetta hefur reynst gefa allt of mörg skilaboð, þar sem fólk sendir inn í nokkra hópa í einu. Við erum að fara yfir innri samskiptaferla okkar vegna þessa. Það má segja að það að koma Ziik á markað hafi líka verið eins og að spegla okkar eigin stofnun og finna hluti til að bæta og hagræða. Við sjáum það greinilega núna."

Samstarf við Ziik

CIO & CDO, CPO Maria Sjöroos telur samstarfið við Ziik mikinn sigur. „Mér finnst samstarf okkar og þjónustustig þeirra hafa verið mjög gott frá upphafi verkefnisins. Við höfum margar umræður um vettvang þeirra og ég held að stundum hafi þeim komið á óvart hvernig við viljum nota hann. En þeir hlusta á okkur og við eigum góða samtal. Við höfum margar óskir, og ef þeir hafa ekki lausn á því strax, bæta þeir því við leiðsluna sína og það verður gert að lokum. Brýn mál eru að sjálfsögðu leyst strax.“