7-Eleven vælger Ziik

Om virksomheden

Reitan Convenience Danmark ejer retten til at drive 7-Eleven brandet i Danmark, hvor der for tiden er 174 7-Eleven butikker. “Men det tal ændrer sig ofte, for vi åbner tit nye butikker og har også mange forretningsoverdragelser,” siger Tina Kjelgaard. Hun arbejder på servicekontoret, der tilbyder hele pakken af corporate services som HR, marketing, IT, regnskab, løn & bogholderi, indkøb- og innovation til Reitan Convenience Danmarks franchisetagere, de selvstændige købmænd, der hver driver en eller flere 7-Eleven butikker. Tina er også projektleder for den interne platform 7-Eleven Universe, der har Ziik som omdrejningspunkt.

Udfordringer før Ziik

En mere effektiv måde at kommunikere på

Vi ønskede os en bedre måde at kommunikere vigtig information direkte ud til alle i organisationen på én gang. Vi har en masse information, der skal ud, og det var bare ikke effektivt nok, når det hele skulle gå igennem købmændene. Det tog for meget af deres tid, og nogle gange nåede informationen ikke ud til medarbejderne i butikkerne i tide.

Ansvar for vigtige beskeder

Vi ønskede selv at tage ansvaret for at få vigtige beskeder ud i hele organisationen samt at spare tid for vores købmænd. Og nogle gange kan en besked bare ikke vente på, at købmanden sender den videre. Ting som ændringer i vejledninger for fødevaresikkerhed eller advarsler om butikstyve – den slags beskeder skal vi bare have ud i en fart.

Forbedre medarbejdernes engagement

Vi ønskede også at komme tættere på alle medarbejderne derude i 7-Eleven butikkerne, og at få dem til at føle sig som en vigtig del af det store 7-Eleven univers og ikke kun den lokale butik. Vi vil gerne skabe øget medarbejderengagement og fastholdelse. En af de største udfordringer i detailhandelsbranchen er medarbejderomsætningen, som er tæt på 80% for hele branchen. Hvis vi kan gøre noget ved det, har vi virkelig gjort noget godt for købmændene.

Bedre onboarding, bedre fastholdelse

For at forbedre fastholdelsen og spare tid for vores købmænd, ønskede vi også en måde vi kunne forbedre vores onboarding af nye medarbejdere. Du skal være en mester i mange ting for at passe en vagt i en 7-Eleven butik. Tænk bare på alle de regler og vejledninger, du skal kunne – fx aldersbegrænsninger for salg af tobak og alkohol, fødevaresikkerhed og så videre. Det er klart, at det tager tid at lære for nye medarbejdere. Men det er vigtigt at støtte dem i at blive gode til deres job, for jo bedre, du er, jo gladere bliver du for det – og jo længere bliver du.

Sparer tid ved at dele information

Onboarding af nye medarbejdere er også en stor investering for købmændene, som må køre med dobbelt bemanding til sidemandsoplæring af den nye. Så vi ønskede altså at hjælpe både den nye medarbejder og købmanden ved at støtte onboarding og oplæringsprocessen. Og så ville vi også gerne gøre alle vores manualer og læringsværktøjer og anden vigtig information tilgængelig døgnet rundt for hele 7-Eleven familien.

Krav til en ny løsning

Udviklet til Franchise

Vi ville have et system, vi selv kunne sætte op, så det matchede vores meget unikke franchiseorganisation. Der er vi ret specielle, og man kan ikke bare presse det hele sammen under en hat. Både af hensyn til GDPR og fordi vi er et system med en hel masse små, selvstændige købmænd. Hvis en af vores købmænd driver fire butikker, ville vi ikke have, at han skulle have fire forskellige adgangskoder. Og hvis han vil sælge en af butikkerne, skal vi kunne overdrage hele systemet for den butik til den nye købmand som del af forretningsoverdragelsen, og ikke skulle slette det hele og starte forfra. Vi laver en hel del forretningsoverdragelser, så det punkt var meget vigtigt.

Testkørsel

Vi brugte allerede en e-learning platform, men vi havde brug for noget, der kunne give os kommunikations- og informationsdelingen også, samt en platform, der kunne binde det hele sammen. Vi blev anbefalet at se på Ziik, og det viste sig, at Ziik er født ud af franchiseverdenen og allerede kendte alle de særlige krav, den stiller. De stillede en tom platform til rådighed for os, som vi kunne eksperimentere med, og det stod snart klart, at Ziik kunne levere alt det, vi ønskede os.

Resultater

Ziik binder det hele sammen

Vi har lige lanceret vores interne platform, 7-Eleven Universe. Medarbejdere og købmænd kan logge ind i universet med et Azure AD log-in, der giver adgang til alle de systemer, de har brug for derinde. Universet integrerer Ziik platformen til kommunikation og informationsdeling, vores e-learning platform, Learning Bank, og vores forretningsdatasystem, Reitan Intelligence, der er blevet udviklet af Ziik’s partnere, Biwise. Hele universet har Ziik som omdrejningspunkt.

Enkel opsætning

Jeg har helt selv sat hele systemet op. Og jeg har en HR baggrund, ikke IT. Ziik har godt nok fortalt mig, at de har en supportafdeling, men jeg har bare ikke haft brug for den. Vores dialog har mere bestået i, at jeg har givet dem feedback og kommet med forslag til ting, der kunne optimere platformen yderligere for os.

Partnerskab

Ziik har været meget lydhøre over for forslag gennem hele processen. De fleste forslag kan de svare på med det samme, og så er der nogle, hvor de lige skal tjekke med baglandet først. De vil jo rigtig gerne videreudvikle på platformen og tilføje nye funktioner, men de vil heller ikke påtvinge deres andre kunder noget. Men hvis de kan tilføje en ny funktion og gøre det sådan, at man selv vælger, om man vil slå den til eller fra, så gør de det så hurtigt, de kan. Jeg synes, at vores arbejdsrelation er blevet mere som udviklingspartnere end bare kunde og sælger.

Enkel roll-out

Jeg har selv onboardet alle vores købmænd og ledere i 7-Eleven Universet og vist dem alle de ting, de kan gøre i systemet, og det har været utrolig nemt. De har alle været meget imponeret af platformen, og der var ingen, der var i tvivl om noget. Men okay, det er detailfolk, og de har aldrig tålmodighed nok til at sidde ned særlig længe ad gangen. På den anden side har de heller ikke nogen tålmodighed med ting, der ikke virker, og indtil videre har jeg ikke hørt nogen klager over at bruge platformen eller dens indhold.

‍